Identifying Data 2017/18
Subject (*) Administration of Archives Code 710G02034
Study programme
Grao en Información e Documentación
Descriptors Cycle Period Year Type Credits
Graduate 1st four-month period
 Fourth Optativa 6
Language
Spanish
Galician
Teaching method Face-to-face
Prerequisites
Department
Coordinador
Alfaya Lamas, Elena
 E-mail
elena.alfaya@udc.es
Lecturers
Alfaya Lamas, Elena
 E-mail
elena.alfaya@udc.es
Web
General description Especialización de la Archivística, que se ocupa de los documentos originados desde los municipios y/o particulares, y conservados por los Archivos Históricos. La materia se centra en el estudio de estos centros, su documentación, sus funciones y la planificación de sus tareas para el mejor cumplimiento de sus fines de conservar y dar acceso a los documentos y a su información.

Study programme competencies
Code Study programme competences
A2 Coñecemento, comprensión, aplicación e valoración dos principios teóricos e metodolóxicoa, e das técnicas para a planificación, organización e avaliación de sistemas, unidades e servizos de información.
A3 Coñecemento, comprensión e aplicación dos principios teóricos e metodolóxicos, e das técnicas para a creación e eutentificación, reunión, selección, organización, representación, preservación, recuperación, acceso, difusión e intercambio, e avaliación da información e dos recursos informáticos.
A4 Coñecemento, comprensión e aplicación dos principios teóricos e metodolóxicos para o estudo, a análise, a avaliación e a mellora dos procesos de produción, transferencia e uso da información e da actividade científica.
A5 Coñecemento e aplicación das tecnoloxías da información que se emplea nas unidades e servizos de información e nos procesos e transferencia da información.
A6 Coñocemento da realidade nacional e internacional en materia de políticas e servizos de información e das industrias da cultura
A7 Habilidades para analizar, asesorar e formar a produtores, usuarios e clientes de servizos de información, así como nos procesos de negociación e comunicación
A8 Habilidades na obtención, tratamento e interpretación de datos sobre unidades e servizos de información, dos procesos de produción, transferencia e uso da información e da actividade científica.
B1 Que os estudantes demostrasen posuir e comprender coñecementos nun área de estudo que parte da bas da educación secundaria xera, e adoitan encontrare a un nivel que, se ben se apoia en libros de texto avanzados, inclúe tamán algún aspectos que implican coñecementos procedentes da vangarda do seu campo de estudo.
B2 Que os estudantes saiban aplicar os seus coñecementos ao seu traballo ou vocación dunha forma profesional e posúan as competencias que adoitan demostrar por medio da elaboración e defensa de argumentos e a resolución de problemas dentro da súa área de estudo.
B3 Que os estudantes teñan a capacidade de reunir e interpretar datos relevantes (normalmente dentro da súa área de estudo) para emitir xuízos que inclúan una reflexión sobre temas relevantes de índole social, científica ou ética.
B4 Que os estudantes poidan transmitir información, ideas, problemas e solución a un público tanto especializado como non especializado
B6 Capacidade de análise e de sintese aplicaa á xestión e organización da información
B7 Capacidade da xestión da información relevante
B8 Capacidade deuso e adaptación de diversas técnicas de comunicación oral e escrita cos usuarios da información
B9 Habilidades no uso de software xenérico
C1 Expresarse correctamente tanto de forma oral coma escrita, nas linguas oficicais da comunidade autónoma
C4 Entender a importancia da cultura emprendedora e coñecer os medios ao alcance das persoas emprendedoras
C6 Asumir como profesional e cidadán a importancia do aprendizaxe ao longo da vida
C8 Aprender a aprender
C9 Resolver problemas de forma efectiva
C11 Traballar de xeito autónomo con iniciativa
C12 Traballar de xeito colaborativo
C14 Comunicarse de xeito efectivo nun contorno de traballo
C16 Capacidade de integración en equipos multidisciplinares
C17 Recoñecemento da diversidade y multiculturalidade no ámbito do exercicio profesional
C18 Capacidade para a adaptación a cambios no contorno
C19 Capacidade de dirección e liderazgo
C20 Dominar a expresión e a comprensión de forma oral e escrita dun idioma estranxeiro

Learning aims
Learning outcomes Study programme competences
- Conocimiento de los principios y métodos por que se rige la creación y funcionamiento de los archivos históricos. A7
 B2
 C4
C8
C9
C11
- Conocimiento de los principios y métodos por que se rige la creación y funcionamiento de los archivos históricos. A2
A7
 B2
 C4
C8
C9
C11
C19
- Conocimiento de la documentación producida por los archivos históricos provinciales y su tipología archivística. A2
A7
 B2
 C4
- Conocimiento de la documentación producida por los archivos históricos provinciales y su tipología archivística. A2
A7
 C4
- Conocimiento de las funciones que desempeñan los archivos históricos para el desempeño de sus objetivos A8
 B2
B6
 C4
C8
C9
C12
- Conocimiento de las funciones que desempeñan los archivos históricos para el desempeño de sus objetivos A3
 B3
B4
B7
 C1
- Conocimiento de las técnicas más avanzadas en el campo de la gestión y administración de archivos históricos en España A5
A6
 B8
B9
 C14
- Conocimiento de las técnicas más avanzadas en el campo de la gestión y administración de archivos históricos en España A4
 B1
 C6
C16
C17
C18
C19
C20

Contents
Topic Sub-topic
1. Main concepts and Archives 1.1 Some concepts
1.2 Some historical Archives
1.3 Practical tasks
2. The Archivist and the Archival document 2.1 Professional Responsibilities
2.2 The purpose of Archives
2.3 The cycle of documents from their creation to the researcher´s hands
2.4 Forms of manuscripts
2.5 Practical tasks
3. Selection and Transfer of records 3.1 Paper records´transfer
3.2 Digital transfer steps
3.3 Practical tasks
4. Describing information 4.1 Introduction
4.2 ISAD(G)
4.3 ISDIAH
4.4 ISAAR(CPF)
4.5 Practical tasks
5. Historical scripts 5.1 The Roman system of scripts
5.2 The national hands or sub-Roman hands
5.3 The Insular system
5.4 Anglo-Saxon scripts
5.5 Protogothic scripts or Littera Minuscule Protogothica
5.6 The Gothic system
5.7 Italian scripts
5.8 The Humanistic system
5.9 Egyptian scripts
5.10 Practical tasks
6. Preservation 6.1 Introduction
6.2 Preserving paper
6.3 Preserving paper files
6.4 Preserving photographs
6.5 Preserving maps and plans
6.6 Preserving motion picture film
6.7 Preserving microforms
6.8 Preserving CD´s and DVDs
7. Displaying archival records 7.1 Choosing items for display
7.2 The display environment
7.3 Display methods and materials
7.4 Security
7.5 Duration of display

Planning
Methodologies / tests Competencies Ordinary class hours Student’s personal work hours Total hours
ICT practicals A5 A6 A7 A8 B1 B2 42 0 42
Guest lecture / keynote speech A2 A3 A4 B1 B2 B3 B4 B6 C1 C4 C6 C8 42 10 52
Objective test B7 B8 C9 C11 C18 C20 4 26 30
Supervised projects B9 C12 C14 C16 C17 C19 10 12 22
 
Personalized attention 4 0 4
 
(*)The information in the planning table is for guidance only and does not take into account the heterogeneity of the students.

Methodologies
Methodologies Description
ICT practicals Practical topics related to the theoretical ones. These ICT practicals extend what is learnt in the teacher´s lectures.
Guest lecture / keynote speech The theoretical part of the subject
Objective test A theoretical and practical test that covers what has been learnt during the course
Supervised projects The pupils will present a project in which they will describe and transcribe a document (if necessary) following the three international standards learnt in class.
The record that the student will work with will be selected by the student in accordance with the teacher.
The deadline to hand in the projects is 10 days before the final exam.

Personalized attention
Methodologies
ICT practicals
Objective test
Guest lecture / keynote speech
Supervised projects
Description
The students will receive personalized attention for all the methodologies described in step 5: ICT practicals, teacher lectures, exam and supervised project. Some of this personalized attention will take place in the classroom whereas other will be during office hours or via e-mail or Moodle.

Note for Spanish students with "dispensa académica de exención de asistencia":
De manera específica, las medidas de dedicación para el “Alumnado con recoñecemento de dedicación a tempo parcial e dispensa académica de exención de asistencia” son las que siguen:
-Los/as alumnos/as deben ponerse de acurdo con la profesora para fijar varias tutorías con el fin de seguir la materia con efectividad.
-Deben asistir a clase el mínimo de horas fijadas en el reglamento.
-Deben realizar tanto el examen como las prácticas, las lecturas y el trabajo.
-Las fechas de entregas oficiales fijadas para los/as alumnos/as que asisten a clase no aplican para estos/as alumnos/as quienes entregarán todo lo que haya que entregar como muy tarde 15 días antes del examen oficial.


Assessment
Methodologies Competencies Description Qualification
ICT practicals A5 A6 A7 A8 B1 B2 Se computará la asistenci a las prácticas a través de TIC en el aula net y los trabajos individuales realizados 10
Objective test B7 B8 C9 C11 C18 C20 Se computará la prueba objetiva, consistente en un tema de relación, y en varias preguntas, así como una cuestión de índole práctica, relacionada con los trabajos realizados en el curso 50
Guest lecture / keynote speech A2 A3 A4 B1 B2 B3 B4 B6 C1 C4 C6 C8 Se computará la asistencia a las sesiones magistrales, así como las actitudes, comportamientos y participación de los alumnos en las mismas, y en el curso en general 10
Supervised projects B9 C12 C14 C16 C17 C19 Se computarán los trabajos tutelados de grupo o individuales que se encomienden a los alumnos.
Se ofrecerá una clasificación de los Archivos Históricos españoles y de los principales Archivos de la Unión Europea. Asimismo se incluirá el Archivo Histórico de la Unión Europea situado en Italia. Se ofrecerá una visión general de cada uno de estos archivos que incluya, su localización, historia y situación actual en relación al acceso a la documentación.
Se hará presentación oral del trabajo. 		30
 
Assessment comments

It is an essential requirement to present the supervised project to pass the exam. If the student gets good grades in the project, this mark will be kept for the next exam so that the student does not neeed to write a new project. If the student fails the project, it will be necessary to write a new one.

To pass, students must get a minimum of a 5/10 in the project and a 4/10 in the exam.

Note for Spanish students with "dispensa académica de exención de asistencia":

De manera específica, las medidas de dedicación para el “Alumnado con recoñecemento de dedicación a tempo parcial e dispensa académica de exención de asistencia” son las que siguen: -Los/as alumnos/as deben ponerse de acurdo con la profesora para fijar varias tutorías con el fin de seguir la materia con efectividad. -Deben asistir a clase el mínimo de horas fijadas en el reglamento. -Deben realizar tanto el examen como las prácticas, las lecturas y el trabajo. -Las fechas de entregas oficiales fijadas para los/as alumnos/as que asisten a clase no aplican para estos/as alumnos/as quienes entregarán todo lo que haya que entregar como muy tarde 15 días antes del examen oficial.


Sources of information
Basic

Archiv Jugoslavije (2017). Enlace: http://www.arhivyu.gov.rs/active/en/home/glavna_navigacija/upoznajte_arhivistiku.html

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Hedstrom, Margaret  (2016). “Cohesion and Chaos: The State of Archival Science in the United States,” The Concept of Record, 38. 

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Smith, A. (2003) New-model scholarship: how will it survive? Washington, D.C.: Council on Library and Information Resources.

TNA Digital preservation policies: guidance for archives http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-

management/digital-preservation-policies-guidance-draft-v4.2.pdf

UNESCO, 2003. Guidelines for the Preservation of Digital Heritage. National Library of Australia. Paris: UNESCO.

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University of California Berkeley SunSITE Digital Library (2006). Archived Collection Level. http://sunsite.berkeley.edu/Admin/archived.html

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Complementary


Recommendations
Subjects that it is recommended to have taken before
Archiving/710G02017
Records Management/710G02023
Prácticum/710G02044

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