Datos Identificativos 2020/21
Asignatura (*) Gestión de Documentos Administrativos Código 710G02023
Titulación
Grao en Información e Documentación
Descriptores Ciclo Periodo Curso Tipo Créditos
Grado 1º cuatrimestre
Tercero Obligatoria 6
Idioma
Castellano
Modalidad docente Híbrida
Prerrequisitos
Departamento Humanidades
Coordinador/a
Fernandez Travieso, Carlota
Correo electrónico
carlota.ftravieso@udc.es
Profesorado
Fernandez Travieso, Carlota
Ruiz Astiz, Javier
Suárez Golán, Fernando
Correo electrónico
carlota.ftravieso@udc.es
j.ruiz.astiz@udc.es
f.suarez.golan@udc.es
Web
Descripción general Estudo e análise da produción documental das administracións públicas e a xestión dos arquivos administrativos para o seu acceso, uso, avaliación e difusión.
Plan de contingencia 1- Modificacións nos contidos

Trataranse os mesmos temas, aínda que algúns de xeito máis simplificado e/ou a través de tarefas prácticas.

2- Metodoloxías
*Metodoloxías docentes que se modifican
- Proba mixta presencial: Substitúese por unha avaliación síncrona on line, utilizándose para tal fin Moodle e coordinación a través de vídeo-conferencia a través de Microsoft Teams. Os alumnos que non podan realizar a proba a través dos medios previstos, deben comunicar ós docentes da materia tal circunstancia ofrecendo unha motivación con suficiente antelación. Para causas debidamente xustificadas, poderá, eventualmente, organizarse un sistema de avaliación alternativo.
- Sesión maxistral (presenciais): substituída por docencia non presencial asíncrona, reforzo das comunicacións a través do foro de novas de moodle, reatroalimentación das actividades en moodle e dispoñibilidade on line para consultas e seguimento do alumnado.
- Traballos tutelados: A exposición oral prevista pasará a realizarse a través dunha video-conferencia en Teams.
- Presentación oral: Desaparece.
- Portafolios: Incorpórase a posibilidade de realizar dentro desta metodoloxía test en moodle ou Google Forms para controlar o seguimento do temario.

3- Mecanismos de atención personalizada ao alumnado
Ferramentas: Correo electrónico, Microsoft Teams. Moodle (retroalimentación formativa das actividades)
Temporalización: Aténdese ao alumnado diariamente, de luns a venres. Rógase que, en primeira instancia, a comunicación establézase a través do correo electrónico ou do chat de Teams. Será posible concertar citas para videoconferencias a través de Teams.

4- Modificacións na avaliación
-Presentación oral: Peso na cualificación: 0%. A desaparición desta metodoloxía resulta nun aumento do valor do Portafolios do 10%.
-Portafolios: Peso na cualificación: 40%. Aumenta o seu valor inicial do 10%. Para os alumnos que realizasen presentacións durante as clases presenciais, poderá considerarse como xa conseguido a parte que corresponda desa porcentaxe. En canto aos criterios de valoración non hai cambios
- Traballos tutelados: Peso na cualificación: 30%. Non hai cambios nos criterios de valoración.
- Proba mixta (on line): Peso na cualificación 40%. Pasará a realizarse a través de medios telemáticos. En canto aos criterios de valoración non hai cambios.

*Observacións de avaliación:
As mesmas que no caso de non ser necesaria a aplicación deste plan de continxencia.

5- Modificacións da bibliografía ou webgrafía

O material preciso para preparar a materia (apuntes, gravacións das clases e/ou referencias web aos textos que son imprescindibles) se colgarán na plataforma moodle ou darase acceso a eles a través de enlaces de Internet.
Polo demais, non hai cambios en relación coas fontes empregadas.

Competencias del título
Código Competencias del título
A1 Conocimiento de la naturaleza de la informacion y de los documentos, de sus diversos modos de producción y de su ciclo de gestión, de los aspectos legales y éticos de su uso y transferencia, y de las fuentes principales de información en cualquier soporte, y a lo largo del tiempo.
A2 Conocimiento, comprensión, aplicación y valoración de los principios teóricos y metodológicos, y de las técnicas para la planificación, organización y evaluación de sistemas, unidades y servicios de información.
A3 Conocimiento, comprensión y aplicación de los principios teóridos y metodológicos, y de las ténicas y normativas para la creación y autenticación, reunión, selección, organización, representación, preservación, recuperación, acceso, difusión e intercambiio, y evaluación de la información y de los recursos informativos.
A4 Conocimiento, comprensión y aplicación de los principios teóridos y metodológicos para el estudio, el análisis, la evaluación y la mejora de los procesos de producción, transferencia y uso de la información y de la actividad científica.
A5 Conocimiento y aplicación de las tecnologías de la información que se emplea en las unidades y servicios de información y en los procesos y transferencia de la información.
A7 Habilidades para analizar, asesorar y formar a productores, usuarios y clientes de servicios de información, así como habilidades en los procesos de negocación y comunicación.
A8 Habilidades en la obtención, tratamiento e interpretación de datos sobre unidades y servicios de información, de los procesos de producción, transferencia y uso de la información y de la actividad científica.
B1 CB1 Que los estudiantes hayan demostrado poseer y comprender conocimientos en un área de estudio que parte dela base de la educación secundaria general, y se suele encontrar a un nivel que, si bien se apoya en libros de texto avanzados, incluye también algunos aspectos que implican conocimientos procedentes de la vanguardia de su campo de estudio
B2 CB2-Que los estudiantes sepan aplicar sus conocimientos a su trabajo o vocación de una forma profesional y posean las competencias que suelen demostrarse por medio de la elaboración y defensa de argumentos y la resolución de problemas dentro de su área de estudio
B3 CB3- Que los estudiantes tengan la capacidad de reunir e interpretar datos relevantes (normalmente dentro de su área de estudio) para emitir juicios que incluyan una reflexión sobre temas relevantes de índole social, científica o ética
B4 CB4- Que los estudiantes puedan transmitir información, ideas, problemas y soluciones a un público tanto especializado como no especializado
B5 CB5- Que los estudiantes hayan desarrollado aquellas habilidades de aprendizaje necesarias para emprender estudios posteriores con un alto grado de autonomía.
B6 Capacidad de análisis y de síntesis aplicada a la gestión y organización de la información
B7 Capacidad de gestión de la información relevante
B8 Capacidad de uso y adaptación de diversas técnicas de comunicación oral y escrita con los usuarios de la información.
B9 Habilidades en el uso de software genérico
C1 Expresarse correctamente, tanto de forma oral como escrita, en las lenguas oficiales de la comunidad autónoma.
C2 Utilizar las herramientas básicas de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) necesarias para el ejercicio de su profesión y para el aprendizaje a lo largo de su vida.
C5 Valorar críticamente el conocimiento, la tecnología y la información disponibles para resolver los problemas con los que deben enfrentarse.
C6 Asumir como profesional y ciudadano la importancia del aprendizaje a lo largo de la vida.
C9 Resolver problemas de forma efectiva
C10 Aplicar un pensamiento crítico, lógico y creativo
C11 Trabajar de forma autónoma con iniciativa
C15 Capacidad de organización y planificación del trabajo propio
C18 Capacidad para la adaptación a cambios en el entorno

Resultados de aprendizaje
Resultados de aprendizaje Competencias del título
Conocimiento de la naturaleza, tipología, modos de producción y ciclos de gestión de la documentación producida por las administraciones públicas. A1
A2
A3
A5
A7
A8
B2
B3
B4
B5
B6
B7
B8
C1
C5
C6
C15
Conocimiento de la estructura, características y funciones de los archivos administrativos públicos. A2
A3
A4
A5
A7
B1
B2
B4
B5
B6
B7
B8
B9
C1
C5
C9
Conocimiento de los principios y métodos que rigen la creación y el funcionamiento de los archivos de oficina y de los archivos intermedios. A1
A2
A3
A5
A7
B1
B2
B3
B4
B5
B6
B7
B8
C1
C5
C18
Conocimiento teórico-práctico del análisis y descripción de los documentos administrativos. A1
B2
B6
C2
C5
C10
C11

Contenidos
Tema Subtema
1. La Administración Pública, el sistema de archivos y la gestión de documentos 1.1 La Administración Pública española
1.2 El Sistema Español de Archivos
2. Los documentos administrativos 2.1 ¿Qué es un documento de archivo?
2.2 Tipología de documentos administrativos
2.3 El expediente administrativo
3. La gestión de documentos 3.1 Gestión de documentos administrativos
3.2 La normalización: ISO 15489 y 30300-30301
4. Los procedimientos de uso de los documentos administrativos 4.1 La identificación
4.2 Clasificar documentos de archivo
4.3 La ordenación de documentos
4.4 Descripción de documentos
5. Los procedimientos de archivo de los documentos administrativos 5.1 La transferencia de documentos
5.2 Valoración, selección y eliminación
5.3 Instalación y conservación de documentos
6. La información en poder de la Administración Pública. Suministro de información y derecho de acceso 6.1 El acceso a los documentos de archivo
6.2 La difusión

Planificación
Metodologías / pruebas Competéncias Horas presenciales Horas no presenciales / trabajo autónomo Horas totales
Sesión magistral A1 A2 B2 B3 B4 B7 C5 21 21 42
Prueba mixta A3 B1 B3 B4 B5 B8 C1 2 20 22
Portafolio del alumno A2 A5 A7 B2 B4 B6 B8 B9 C1 C2 C9 C10 C11 C15 C18 12 35 47
Presentación oral B3 B4 C1 9 0 9
Trabajos tutelados A4 A8 B1 B2 B3 B4 B6 B7 B8 C1 C6 1 25 26
 
Atención personalizada 4 0 4
 
(*)Los datos que aparecen en la tabla de planificación són de carácter orientativo, considerando la heterogeneidad de los alumnos

Metodologías
Metodologías Descripción
Sesión magistral Exposición oral de los contenidos esenciales correspondientes a los temas del programa, que podrá ser apoyada por medios audiovisuales. Propuesta de ejemplos y modelos. Responde a dudas y preguntas.
Prueba mixta Método de evaluación de los conocimientos y habilidades adquiridos por el alumnado, pudiendo combinar distintos tipos de preguntas: preguntas de respuesta corta (cerrada o no) y otras algo más extensas para que el alumno reflexione sobre los contenidos tratados en la materia.
Portafolio del alumno Carpeta que reúne virtualmente (a través de la plataforma moodle) los trabajos de los alumnos, tales como resúmenes, comentarios, análisis o respuestas a preguntas sobre lecturas, vídeos, conferencias, etc. que permitirán profundizar sobre los contenidos trabajados y actividades de carácter práctico que permiten al alumnado aprender de forma efectiva la teoría de un ámbito de conocimiento.
Presentación oral A lo largo de las clases se procurará a interacción entre el alumnado y profesorado de manera ordenada, proponiendo cuestiones, haciendo aclaraciones y exponiendo temas, trabajos, conceptos, hechos o principios de forma dinámica. Los alumnos tendrán que hablar de/exponer los trabajos que se incluirán en el portafolios.
Trabajos tutelados Realización por parte del alumnado de un trabajo autónomo orientado a la aplicación teórica/práctica de los contenidos de la materia, bajo la supervisión y seguimiento de los docentes. Se proporcionarán instrucciones precisas para su realización. Será obligatorio consensuar el tema de este trabajo con los docentes dentro del plazo que se establezca la tal fin. Los alumnos expondrán su trabajo en el aula.su exposición en el aula.

Atención personalizada
Metodologías
Portafolio del alumno
Sesión magistral
Trabajos tutelados
Prueba mixta
Descripción
Las tutorías de la materia permitirán al alumnado resolver dudas sobre los contenidos, la forma de preparar el examen, trabajos tutelados, trabajos del portafolios y cualquier otra actividad orientada a lo largo del curso.

Se emplearán preferentemente las tutorías presenciales y el correo electrónico y el chat de Teams. Acordándose previamente con los docentes, también se podrán realizar tutorías por video-conferencia a través de Teams.



Evaluación
Metodologías Competéncias Descripción Calificación
Portafolio del alumno A2 A5 A7 B2 B4 B6 B8 B9 C1 C2 C9 C10 C11 C15 C18 Se valorará la adecuación a las pautas marcadas para cada actividad, el contenido, las aportaciones por parte de los alumnos, la coherencia de su estructura, la redacción y presentación. Podrán especificarse otros criterios de evaluación particulares en el momento de la presentación de las actividades a los alumnos.

La nota mínima necesaria para que el portafolios haga promedio con el resto de metodologías es un 4 sobre 10. Con una nota inferior en esta metodología se suspenderá la materia.

No se evaluarán actividades presentadas fuera de plazo o que incumplan las indicaciones prescritas para su elaboración.
30
Trabajos tutelados A4 A8 B1 B2 B3 B4 B6 B7 B8 C1 C6 Computará la adecuación a las pautas marcadas (contenido y presentación), la aplicación de los conocimientos adquiridos, la coherencia entre la propuesta y su desarrollo, las iniciativas personales, la claridad en el planteamiento y estructura, la capacidad de síntesis, la redacción y presentación, fuentes y bibliografía utilizada.

La nota mínima necesaria para que el trabajo haga promedio con el resto de metodologías y un 4 sobre 10. Con una nota inferior en esta metodología se suspenderá la materia.

No se evaluarán trabajos presentados fuera de plazo o que incumplan las indicación prescritas para su elaboración.
20
Prueba mixta A3 B1 B3 B4 B5 B8 C1 Se valorará la adecuación de las respuestas a las preguntas planteadas, el nivel de conocimientos demostrado, la ausencia de errores, las aportaciones personales, así como la capacidad del alumnado para sintetizar, desarrollar, comparar o relacionar de forma autónoma el contenido teórico-práctico de la materia. Se tendrá en cuenta a expresión, corrección ortográfica y presentación, que podrán restar puntos.

La nota mínima necesaria para que o examen haga promedio con el resto de metodologías y un 4 sobre 10. Con una nota inferior en esta metolodoloxía se suspenderá la materia.
40
Presentación oral B3 B4 C1 Se tendrá en cuenta a participación en las aulas exponiendo el trabajo propio y otras aportaciones de interés por parte de los estudiantes reflexionando sobre los temas propuestos por la profesora o planteando dudas de forma constructiva. 10
 
Observaciones evaluación
Para aprobar la materia es preciso obtener una nota media de 5 sobre 10 que se calculará atendiendo a los porcentajes señalados para cada metodología en el apartado de evaluación, siempre y cuando se obtenga un mínimo de 4 sobre 10 en cada una de las pruebas mencionadas: examen, trabajo tutelado y portafolios.

Cada uno de los trabajos del portafolios se calificarán sobre 10 y harán promedio aritmético entre ellos. De ser entregados fuera de plazo o copiados, serán considerados como no presentados y serán calificados con un 0. Este será también el caso de los trabajos tutelados no consensuados con la profesora en el plazo que se establezca. 

SEGUNDA OPORTUNIDAD: 
Podrán presentarse a la segunda oportunidad únicamente los estudiantes que no superen la materia en la primera oportunidad. Se respetarán las mismas condiciones y porcentajes de la primera oportunidad. Se guardarán las notas relacionadas con las diferentes metodologías mencionadas en el apartado de evaluación que resultaran aprobadas, por lo que los alumnos podrán recuperarán solo la parte/partes que tengan suspensas. Para años posteriores, deberán presentarse nuevos trabajos, su contenido se acordará con los docentes. Será obligatorio comunicar a los docentes como se abordará a la evaluación en esta segunda oportunidad. Será obligatorio presentar el trabajo tutelado y portafolios como mínimo 15 días antes de la fecha fijada para la prueba objetiva por la Facultad de Humanidades. 

ALUMNOS CON DEDICACIÓN A TIEMPO PARCIAL O DISPENSA ACADÉMICA DE ASISTENCIAS A LAS AULAS LEGALMENTE RECONOCIDA: 
Tendrán que acordar una tutoría en la primera semana de clase con el fin de establecer un plan de trabajo idóneo. Tendrán que decidir se se acogen a los plazos de presentación de trabajos de la evaluación continua que serán comunicados a lo largo del curso a través de plataforma Moodle o si realizan una entrega final de todos los trabajos conjuntamente como mínimo 15 días antes de la prueba objetiva a la que desean presentarse. Podrán ser dispensados de la participación en las aulas (el 10% de"presentación oral"), teniendo en este caso el portafolios el valor del 40%.

Fuentes de información
Básica CRUZ MUNDET, José Ramón (dir.) (2011). Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales. Madrid: Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos
VÁZQUEZ MURILLO, Manuel (2008). Administración de documentos y archivos: planteos para el siglo XXI (3ª ed.). Buenos Aires: Alfagrama
TABOADA CARDOSO, Federico; NIELSEN DE ALLENDE, Mónica (2006). Archivística y normalización: norma ISO 15489. Buenos Aires: Alfagrama
CORTÉS ALONSO, Vicenta (2007-2008). Archivos de España y América: materiales para un manual. Madrid: FCE
McKEMMISH, Sue (ed.) (2007). Archivos: gestión de registros en sociedad. Cartagena: Corbalán
CRUZ MUNDET, José Ramón (2011). Diccionario de archivística. Madrid: Alianza
DIRECCIÓN DE LOS ARCHIVOS ESTATALES (1995). Diccionario de terminología archivística (2ª ed.) (en línea: https://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/dta/portada.html). Madrid: Ministerio de Cultura, Subdirección General de Archivos Estatales
LÓPEZ GÓMEZ, Pedro; GALLEGO DOMÍNGUEZ, Olga (2007). El documento de archivo. Un estudio. A Coruña: Universidade da Coruña
RIVERO ORTEGA, Ricardo (2008). El expediente administrativo. De los legajos a los soportes electrónicos (2ª ed.). Navarra: Thomson, Aranzadi
CRUZ MUNDET, José Ramón (2006). Gestión del conocimiento en las organizaciones. Madrid: Fundación Sánchez Ruipérez, Pirámide
GARCÍA PITA, Marina; QUIROGA BARRO, Gabriel (2013). Guía de los archivos de la Xunta de Galicia. Santiago de Compostela: Xunta de Galicia
CRUZ MUNDET, José Ramón; MIKELARENA PEÑA, Fernando (1989). Información y documentación administrativa. Madrid: Tecnos
ROBERGE, Michel (2002). L'essentiel de la gestion documentaire. Quebec: Editions Gestar
PÉREZ TENESSA, Antonio; LA HOZ, Esperanza (2001). La Administración General del Estado (Organigramas y Legislación). Madrid: Consejo de Estado, BOE
GARCÍA PALACIOS, Joaquín (dir.) (2010). La terminología archivística. Gijón: Trea
HEREDIA HERRERA, Antonia (2010). Lenguaje y vocabulario archivísticos: algo más que un diccionario. Sevilla: Junta de Andalucía
SANCHÍS MORENO, Francisco (1999). Los archivos de oficina: una síntesis para su gestión. Valencia: Tirant lo Blanch
ALBERCH FUGUERES, Ramón (2003). Los archivos entre la memoria histórica y la sociedad del conocimiento. Barcelona: UOC
NOGUERA, M., NIETO LOZANO, Á., VALLE JUAN, M. Á. (2014). Los archivos parlamentarios: qué son y cómo se tratan. Gijón: Ediciones Trea
CAPELL I GARRIGA, Emilia (2009). Manual d'arxivística i gestió documental. Lleida: Associació d'Arxivers de Catalunya
MINISTERIO PARA LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS (2003). Manual de documentos administrativos. Madrid: Tecnos
FERNÁNDEZ GIL, Paloma (1997). Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales. Granada: CEMCI
CONDE VILLAVERDE, Maria Luisa (1992). Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid: Ministerio de Cultura
GRUPO DE ARQUIVEIROS DE GALICIA (2010). Norma Galega de Descripción Arquivística: NOGADA. Santiago de Compostela: Dirección Xeral de Patrimonio Cultural
NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo (1999). Organización y gestión de archivos. Gijón: Trea
MOLINA NORTES, Juana; LEYVA PALMA, Victoria (1996). Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación administrativa. Guadalajara: ANABAD Castilla-La Mancha, 1996
FUNDACIÓN OLGA GALLEGO (2015). Transparencia vs. Corrupción: os arquivos e a democracia (Actas das I Xornadas Olga Gallego de Arquivos) . A Coruña: Fundación Olga Gallego
HEREDIA HERRERA, Antonia (2007). ¿Qué es un archivo?. Gijón: Trea

Berning Prieto, Antonio David, “Los documentos administrativos en soporte electrónico en la nueva regulación del procedimiento administrativo y su relación con la ciencia archivística”, Revista TRIA, 22 (2018), pp. 71-90. 

Llansó Sanjuan, Joaquim, “La norma ISO 15489-1 de 2016: luces y sombras para la gestión de documentos en las organizaciones”, Boletín de la ANABAD, Tomo 68, 3-4 (2018), pp. 410-428.

Llansó Sanjuan, Joaquim, “La normalización en gestión de documentos y archivos. Los archivos, a escena”, Revista TRIA, 20 (2016), pp. 161-180.

Llansó Sanjuan, Joaquim, “La Norma ISO 15489 de gestión de documentos: características, estructura y modelo de implantación del sistema”, RAM: revista de la Asociación de Archiveros de la Comunidad de Madrid, 4 (2009), pp. 116-141.

Llansó Sanjuan, Joaquim, “Camino a Itaca. El papel de la normalización en el periplo profesional del archivero para la construcción de su identidad”, Tabula: revista de archivos de Castilla y León, 12 (2009), pp. 205-236.

Moro Cabero, Manuela, “La gestión de documentos electrónicos en la norma ISO 15489 sobre gestión de documentos administrativos”, Tabula: revista de archivos de Castilla y León, 5 (2002), pp. 97-130.

Complementária

Los profesores podrán proporcionarán en las clases bibliografía específica para cada uno de los temas y actividades a desarrollar, con el fin de adecuar y actualizar de manera continua los contenidos de la materia.


Recomendaciones
Asignaturas que se recomienda haber cursado previamente
Archivística/710G02017
Aspectos Jurídicos de Acceso a la Información/710G02020

Asignaturas que se recomienda cursar simultáneamente

Asignaturas que continúan el temario
Administración de Archivos Históricos/710G02034
Archivos de Empresas/710G02035

Otros comentarios

- Los/as estudiantes Erasmus o de programas de mobilidad bilateral deberán contactar con los profesores durante la primera semana de clases.


- Los/as estudiantes que no puedan asistir a clases con regularidad deberán comunicarse con los profesores en la primera semana lectiva del cuatrimestre para organizar un plan de trabajo.


(*) La Guía Docente es el documento donde se visualiza la propuesta académica de la UDC. Este documento es público y no se puede modificar, salvo cosas excepcionales bajo la revisión del órgano competente de acuerdo a la normativa vigente que establece el proceso de elaboración de guías