Identifying Data 2020/21
Subject (*) Administration of Archives Code 710G02034
Study programme
Grao en Información e Documentación
Descriptors Cycle Period Year Type Credits
Graduate 1st four-month period
Fourth Optional 6
Language
Spanish
Galician
Teaching method Face-to-face
Prerequisites
Department Humanidades
Coordinador
Ruiz Astiz, Javier
E-mail
j.ruiz.astiz@udc.es
Lecturers
Ruiz Astiz, Javier
E-mail
j.ruiz.astiz@udc.es
Web
General description Especialización da Arquivística, que se ocupa dos documentos orixinados dende os municipios e/ou particulares, e conservados poos Arquivos Históricos. A materia céntrase no estudo destos centros, sua documentación, as suas funcións e a planificación das suas tarefas para o mellor cumplimento dos seus fins de conservar e dar acceso aos documentos e a sua información.
Esta materia impártese EN INGLÉS.
Contingency plan 1. Modificacións nos contidos

Trataranse os mesmos temas, aínda que algúns de xeito máis simplificado.

2. Metodoloxías

*Metodoloxías docentes que se modifican:

- Proba mixta presencial: Substitúese por unha avaliación síncrona on line, utilizándose para tal fin Moodle e coordinación a través de vídeo-conferencia a través de Microsoft Teams. Os alumnos e alumnas que non podan realizar a proba a través dos medios previstos, deben comunicar ao docente da materia tal circunstancia ofrecendo unha motivación con suficiente antelación. Para causas debidamente xustificadas, poderá, eventualmente, organizarse un sistema de avaliación alternativo.

- Sesión maxistral (presenciais): substituída por docencia non presencial síncrona e asíncrona, reforzo das comunicacións a través do foro de novas de moodle, reatroalimentación das actividades en moodle e dispoñibilidade on line para consultas e seguimento do alumnado.

- Traballos tutelados: A exposición oral prevista pasará a realizarse a través dunha video-conferencia en Teams.

- Portafolios: Incorpórase a posibilidade de realizar dentro desta metodoloxía test en moodle ou Google Forms para controlar o seguimento do temario.

3. Mecanismos de atención personalizada ao alumnado:

- Ferramentas: Correo electrónico, Microsof Teams. Moodle (retroalimentación formativa das actividades).

- Temporalización: Aténdese ao alumnado diariamente, de luns a venres. Rógase que, en primeira instancia, a comunicación establézase a través do correo electrónico ou do chat de Teams. Será posibel concertar citas para videoconferencias a través de Teams.

4. Modificacións na avaliación;

- Portafolios, lecturas e traballos tutelados: non hai cambios nos criterios de valoración.

- Proba mixta (on line): Peso na cualificación 40%. Pasará a realizarse a través de medios telemáticos. En canto aos criterios de valoración non hai cambios.

*Observacións de avaliación:

As mesmas que no caso de non ser necesaria a aplicación deste plan de continxencia.

5. Modificacións da bibliografía ou webgrafía:

O material preciso para preparar a materia (apuntes, gravacións das clases e/ou referencias web aos textos que son imprescindíbeis) se colgarán na plataforma moodle ou darase acceso a eles a través de enlaces de Internet.
Polo demais, non hai cambios en relación coas fontes empregadas.

Study programme competencies
Code Study programme competences
A2 Coñecemento, comprensión, aplicación e valoración dos principios teóricos e metodolóxicoa, e das técnicas para a planificación, organización e avaliación de sistemas, unidades e servizos de información.
A3 Coñecemento, comprensión e aplicación dos principios teóricos e metodolóxicos, e das técnicas para a creación e eutentificación, reunión, selección, organización, representación, preservación, recuperación, acceso, difusión e intercambio, e avaliación da información e dos recursos informáticos.
A4 Coñecemento, comprensión e aplicación dos principios teóricos e metodolóxicos para o estudo, a análise, a avaliación e a mellora dos procesos de produción, transferencia e uso da información e da actividade científica.
A5 Coñecemento e aplicación das tecnoloxías da información que se emplea nas unidades e servizos de información e nos procesos e transferencia da información.
A6 Coñocemento da realidade nacional e internacional en materia de políticas e servizos de información e das industrias da cultura
A7 Habilidades para analizar, asesorar e formar a produtores, usuarios e clientes de servizos de información, así como nos procesos de negociación e comunicación
A8 Habilidades na obtención, tratamento e interpretación de datos sobre unidades e servizos de información, dos procesos de produción, transferencia e uso da información e da actividade científica.
B1 Que os estudantes demostrasen posuir e comprender coñecementos nun área de estudo que parte da bas da educación secundaria xera, e adoitan encontrare a un nivel que, se ben se apoia en libros de texto avanzados, inclúe tamán algún aspectos que implican coñecementos procedentes da vangarda do seu campo de estudo.
B2 Que os estudantes saiban aplicar os seus coñecementos ao seu traballo ou vocación dunha forma profesional e posúan as competencias que adoitan demostrar por medio da elaboración e defensa de argumentos e a resolución de problemas dentro da súa área de estudo.
B3 Que os estudantes teñan a capacidade de reunir e interpretar datos relevantes (normalmente dentro da súa área de estudo) para emitir xuízos que inclúan una reflexión sobre temas relevantes de índole social, científica ou ética.
B4 Que os estudantes poidan transmitir información, ideas, problemas e solución a un público tanto especializado como non especializado
B6 Capacidade de análise e de sintese aplicaa á xestión e organización da información
B7 Capacidade da xestión da información relevante
B8 Capacidade deuso e adaptación de diversas técnicas de comunicación oral e escrita cos usuarios da información
B9 Habilidades no uso de software xenérico
C1 Expresarse correctamente tanto de forma oral coma escrita, nas linguas oficicais da comunidade autónoma
C4 Entender a importancia da cultura emprendedora e coñecer os medios ao alcance das persoas emprendedoras
C6 Asumir como profesional e cidadán a importancia do aprendizaxe ao longo da vida
C8 Aprender a aprender
C9 Resolver problemas de forma efectiva
C11 Traballar de xeito autónomo con iniciativa
C12 Traballar de xeito colaborativo
C14 Comunicarse de xeito efectivo nun contorno de traballo
C16 Capacidade de integración en equipos multidisciplinares
C17 Recoñecemento da diversidade y multiculturalidade no ámbito do exercicio profesional
C18 Capacidade para a adaptación a cambios no contorno
C19 Capacidade de dirección e liderazgo
C20 Dominar a expresión e a comprensión de forma oral e escrita dun idioma estranxeiro

Learning aims
Learning outcomes Study programme competences
Learning about main types of documents produced by historical archives A2
A7
C4
- Learning of main methods for historical archives management A2
A7
B2
C4
C8
C9
C11
C19
- Get to know documents produced by historical provincial archives. Tipologies. A2
A7
B2
C4
Knowledge about the main functions of Historical archives A8
B2
B6
C4
C8
C9
C12
Knowledge about the main functions of Historical archives in Spain A3
B3
B4
B7
C1
- Knowledge about the more advanced techniques for management of historical archives in Spain. A5
A6
B8
B9
C14
- Knowledge about the more advanced techniques for management of historical archives. A4
B1
C6
C16
C17
C18
C19
C20

Contents
Topic Sub-topic
1. Main concepts and Archives 1.1 Some concepts
1.2 Some historical Archives
1.3 Practical tasks
2. The Archivist and the Archival document 2.1 Professional Responsibilities
2.2 The purpose of Archives
2.3 The cycle of documents from their creation to the researcher´s hands
2.4 Forms of manuscripts
2.5 Practical tasks
3. Selection and Transfer of records 3.1 Paper records´transfer
3.2 Digital transfer steps
3.3 Practical tasks
4. Describing information 4.1 Introduction
4.2 ISAD(G)
4.3 ISDIAH
4.4 ISAAR(CPF)
4.5 Practical tasks
5. Historical scripts 5.1 The Roman system of scripts
5.2 The national hands or sub-Roman hands
5.3 The Insular system
5.4 Anglo-Saxon scripts
5.5 Protogothic scripts or Littera Minuscule Protogothica
5.6 The Gothic system
5.7 Italian scripts
5.8 The Humanistic system
5.9 Egyptian scripts
5.10 Practical tasks
6. Tipoloxías documentais nos arquivos históricos 6.1 Documentos de administración e goberno
6.2 Documentos xudiciais
6.3 Documentos notariais
7. Institucións produtoras dos documentos históricos 7.1 Idade Media
7.2 Idade Moderna
7.3 Idade Contemporánea

Planning
Methodologies / tests Competencies Ordinary class hours Student’s personal work hours Total hours
Guest lecture / keynote speech A2 A3 A4 B1 B2 B3 B4 B6 B7 B8 C1 C4 C6 C8 21 0 21
Workbook A2 A5 A7 A8 7 20 27
Student portfolio A2 A3 A8 B1 B3 B8 C8 C9 C11 C18 C20 20 20 40
Mixed objective/subjective test A7 A6 B1 B2 2 24 26
Supervised projects B9 C12 C14 C16 C17 C19 C20 7 25 32
 
Personalized attention 4 0 4
 
(*)The information in the planning table is for guidance only and does not take into account the heterogeneity of the students.

Methodologies
Methodologies Description
Guest lecture / keynote speech The theoretical and practical part of the subject will be explained in class. Behaviours, attitudes and attendance will be assessed.
Workbook Efectuaranse diversas lecturas para que os alumnos fagan un resumo, comentario e análise crítico do asunto exposto.
Student portfolio Cartafol de traballo dos alumnos que deben entregar periodicamente e no prazo estipulado ao profesor coas distintas actividades expostas nas aulas: exercicios prácticos para o seguimento dos coñecementos adquiridos.
Mixed objective/subjective test Proba que pode combinar preguntas de resposta múltiple, de ordenación, de resposta breve, de discriminación, de completar e/ou de asociación sobre os contidos teóricos e prácticos da materia para a avaliación dos coñecementos adquiridos.
Supervised projects Pupils will present a project in which they will describe and transcribe a document (if necessary) following the three international standards learnt in class.
The record that the student will work with will be selected by the student in accordance with the teacher.
The deadline to hand in the projects is 30 days before the final exam.

Personalized attention
Methodologies
Guest lecture / keynote speech
Supervised projects
Description
Students will receive personalized attention for all the methodologies described in step 5: ICT practicals, teacher lectures and supervised project. Some of this personalized attention will take place in the classroom whereas other will be during office hours or via e-mail or Moodle.

Note for Spanish students with "dispensa académica de exención de asistencia":
De manera específica, las medidas de dedicación para el “Alumnado con recoñecemento de dedicación a tempo parcial e dispensa académica de exención de asistencia” son las que siguen:
-Los/as alumnos/as deben ponerse de acurdo con la profesora para fijar varias tutorías con el fin de seguir la materia con efectividad.
-Deben asistir a clase el mínimo de horas fijadas en el reglamento.
-Deben realizar tanto el examen como las prácticas, las lecturas y el trabajo.
-Las fechas de entregas oficiales fijadas para los/as alumnos/as que asisten a clase no aplican para estos/as alumnos/as quienes entregarán todo lo que haya que entregar como muy tarde 30 días antes del examen oficial.


Assessment
Methodologies Competencies Description Qualification
Mixed objective/subjective test A7 A6 B1 B2 Avaliaranse os contidos das respostas, a adecuación das mesmas ás preguntas realizadas, a capacidade de argumentación, o emprego da terminoloxía, a expresión escrita, a capacidade de razoamento (argumentar, relacionar, etc.), a creatividade e o espírito crítico.
Non se corrixirán aquelas respostas que conteñan faltas de ortografía ou non contesten ó tema exposto.
40
Workbook A2 A5 A7 A8 Efectuaranse 2-3 lecturas sobre os temas expostos nas aulas. 20
Supervised projects B9 C12 C14 C16 C17 C19 C20 Individual projects will be assessed both orally and in written form. If the student does not present the project both orally and in written form (s)he will fail. 20
Student portfolio A2 A3 A8 B1 B3 B8 C8 C9 C11 C18 C20 Valorarase a adecuación do portafolios presentado aos temas propostos para cada actividade, o contido, a coherencia da súa estrutura, a redacción e a presentación.

Entregarase cada actividade na data indicada polo profesor.

Non se avaliarán as actividades presentadas fóra de prazo, con faltas de ortografía ou aquelas que incumpran as indicacións prescritas para a súa elaboración.
20
 
Assessment comments

It is an essential requirement to present the supervised projectand ICT practicals to pass the subject. If the project is not presented both orally and in written form the student will fail.

To pass, students must get a minimum of a 5/10 in the project and practicals. If they do not get this minimum grades they will not pass.

There is no difference in assessment in the 1st and 2nd opportunities.

Note for Spanish students with "dispensa académica de exención de asistencia":

De manera específica, las medidas de dedicación para el “Alumnado con recoñecemento de dedicación a tempo parcial e dispensa académica de exención de asistencia” son las que siguen: -Los/as alumnos/as deben ponerse de acurdo con la profesora para fijar varias tutorías con el fin de seguir la materia con efectividad. -Deben asistir a clase el mínimo de horas fijadas en el reglamento. -Deben realizar tanto el examen como las prácticas, las lecturas y el trabajo. -Las fechas de entregas oficiales fijadas para los/as alumnos/as que asisten a clase no aplican para estos/as alumnos/as quienes entregarán todo lo que haya que entregar como muy tarde 30 días antes del examen oficial.


Sources of information
Basic

Archiv Jugoslavije (2017). Enlace: http://www.arhivyu.gov.rs/active/en/home/glavna_navigacija/upoznajte_arhivistiku.html

Archives Association of Ontario (2001). What to keep and what to destroy? http://aao.fis.utoronto.ca/aa/appraisal.html

Beagrie, N. and Jones, M. (2001). Preservation Management of Digital Materials: A Handbook. British Library: London.

British Library (2004). Collection Development Policy for UK websites. http://www.bl.uk/collections/britirish/modbritcdpwebsites.doc 

Brown, Michelle P. 2003. A Guide to Western Historical Scripts from Antiquity to 1600. London: The British Library.

Cloonan, M.V. (2001) “W(h)ither preservation?”. In: Library Quarterly, 71 (2), 231-242. 

Cook, H. (2000). Beyond the screen: the records continuum and archival cultural heritage. Paper presented at the Australian Society of Archivist Conference, Melbourne, 18 August 2000 http://www.archivists.org.u/sem/conf2000/terrycook.pdf

Cornell University Library (2004). Digital Preservation Policy Framework. http://commondepository.library.cornell.edu/cul-dp-framework.pdf

Edinburgh University Archives (undated). Archival Selection Criteria http://www.lib.ed.ac.uk/resources/collections/specdivision/criteria.pdf

Ellis, J. (1993) (ed.) Keeping archives 2nd edn. Melbourne: Thorpe in association with the Australian Society of Archivists

Harvey, Ross (2007).   Instalment on Appraisal and Selection. GSLIS, Simmons College. http://www.dcc.ac.uk/resource/curation-manual/chapters/appraisal-and-selection/

Hedstrom, Margaret  (2016). “Cohesion and Chaos: The State of Archival Science in the United States,” The Concept of Record, 38. 

Janes, J. (2003) “Internet librarian: authority by community.” American Libraries, January, 92.

Jones, M. and Beagrie, N. (2001) Preservation management of digital materials: a handbook. London: British Library.

Kamrin, Janice (2004). Ancient Egyptian Hieroglyphs. Cairo: The American University in Cairo Press.

Ketelaar, Eric (2000). “De culturele context van archieven,” in Peter J. Horsman, Frederick C.J. Ketelaar, and Theo H.P.M. Thomassen, eds., Context Interpretatiekaders in de archivistiek. Jaarboek 2000 Stichting Archiefpublicaties (‘s-Gravenhage: Stichting Archiefpublicaties, 83–91.

Lord, P. and Macdonald, A. (2003) E-science curation report: data curation for e-science in the UK: an audit to establish requirements for future curation and provision. Prepared for the JISC Committee for the Support of Research (JCSR). London: Digital Archival Consultancy.

McIntosh, Robert. “The Great War, Archives, and Modern Memory,” Archivaria 46 (Fall 1998): 18–20.

National Archives of Australia. http://www.naa.gov.au/

Pearce-Moses, Richard. 2005. A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago: The Society of American Archivists. http://files.archivists.org/pubs/free/SAA-Glossary-2005.pdf

Piggott, M. (2001). Appraisal: the state of the art. Paper delivered at a professional development workshop presented by ASA South Australia Branch, 26 March 2001 http://www.archivists.org.au/sem/misc/piggott.html

Preservation metadata, (2003). PADI summary. National Library of Australia http://www.nla.gov.au/padi/topics/32.html

Public Record Office, (2000). Evaluating information assets: appraising the inventory of electronic records. Kew, Public Record Office http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/advice/pdf/appraisal_toolkit.pdf

Tibbo, H. R. (2003). “On the nature and importance of archiving in the digital age.” Advances in Computers, 57, 1-67.

Schwirtlich, A. (2002). The functional approach to appraisal: the experience of the National Archives of Australia. Comma, 1-2, 57-62.

Searle, S. (2005) ‘Conference Report: Business Models Related to Digital Preservation’, New Zealand Libraries, 49: 418- 422.

Smith, A. (2003) New-model scholarship: how will it survive? Washington, D.C.: Council on Library and Information Resources.

TNA Digital preservation policies: guidance for archives http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-

management/digital-preservation-policies-guidance-draft-v4.2.pdf

UNESCO, 2003. Guidelines for the Preservation of Digital Heritage. National Library of Australia. Paris: UNESCO.

http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001300/130071e.pdf

University of California Berkeley SunSITE Digital Library (2006). Archived Collection Level. http://sunsite.berkeley.edu/Admin/archived.html

Vogt-O’Connor, D. (2000) “Selection of materials for scanning.” In Handbook for digital projects: a management tool for preservation and access, ed. M. Sitts. Andover, Mass.: Northeast Document Conservation Center http://www.nedcc.org/digital/dighome.htm

Complementary

O profesor proporcionará nas clases bibliografía específica para cada un dos temas e actividades a desenvolver.


Recommendations
Subjects that it is recommended to have taken before
Archiving/710G02017
Records Management/710G02023

Subjects that are recommended to be taken simultaneously

Subjects that continue the syllabus

Other comments

The study of historical archives requires a basic archival knowledge; knowledge about management  and information retrieval; knowledge about law and protection of documents as well as diffusion via web.



(*)The teaching guide is the document in which the URV publishes the information about all its courses. It is a public document and cannot be modified. Only in exceptional cases can it be revised by the competent agent or duly revised so that it is in line with current legislation.